Pelatihan Analisis Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT. Perkasa Satria Nusantara

Abstract

Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar merupakan bagian penting dalam administrasi perkantoran. PT. Perkasa Satria Nusantara masih menerapkan sistem pengarsipan surat secara manual, sehingga menimbulkan berbagai permasalahan seperti penataan arsip yang tidak rapi, kesulitan dalam pencarian dokumen, serta potensi kehilangan data. Permasalahan tersebut terjadi akibat belum optimalnya pemanfaatan teknologi informasi dalam proses administrasi surat-menyurat. Kegiatan ini bertujuan untuk menganalisis sistem pengarsipan surat yang sedang berjalan serta memberikan pelatihan analisis sistem guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip surat di PT. Perkasa Satria Nusantara. Metodologi yang digunakan adalah metode waterfall yang meliputi tahap perencanaan, analisis, perancangan, dan implementasi. Pada tahap perencanaan dan analisis, dilakukan wawancara serta observasi terhadap proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Tahap perancangan dilakukan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML), meliputi use case diagram, activity diagram, class diagram, dan sequence diagram. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa sistem manual yang digunakan selama ini kurang efektif dalam mendukung kebutuhan administrasi perusahaan. Oleh karena itu, diusulkan sebuah sistem aplikasi pengarsipan surat yang mampu mengelola data surat masuk dan surat keluar secara terkomputerisasi. Sistem yang diusulkan diharapkan dapat mempermudah proses pencarian arsip, mempercepat pembuatan laporan, serta meningkatkan kerapihan dan keamanan data surat. Dengan penerapan sistem pengarsipan berbasis komputer, kinerja administrasi perusahaan diharapkan menjadi lebih optimal dan terstruktur.